Regulamin serwisu WorkLog

1.Definicje

• WorkLog lub Serwis — aplikacja internetowa dostępna pod adresem www.worklog.click, wraz z jej podstronami i powiązanymi wiadomościami e-mail.
• My, Usługodawca — Binary Brain Technologies sp. z o.o. (dane identyfikacyjne w pkt 2).
• Ty, Użytkownik — osoba posiadająca konto. Jeżeli korzystasz z WorkLog w imieniu spółki lub innej organizacji, pojęcie „Ty” obejmuje również tę organizację.
• Konsument — osoba fizyczna korzystająca z WorkLog w celu niezwiązanym bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową (art. 22¹ Kodeksu cywilnego), a także przedsiębiorca będący osobą fizyczną, do którego z mocy prawa stosuje się przepisy o ochronie konsumentów (zob. pkt 17).
• Użytkownik biznesowy — Użytkownik niebędący Konsumentem.
• Przestrzeń robocza (Workspace) — wspólna przestrzeń w WorkLog, posiadająca własnych członków, klientów, projekty i wpisy czasu pracy.
• Właściciel, Administrator, Menedżer, Członek — role w Przestrzeni roboczej, opisane w pkt 7.
• Treści — wszelkie dane wprowadzane do WorkLog przez Ciebie lub innych członków: wpisy czasu pracy wraz z opisami, klienci, projekty, zadania, tagi, stawki, budżety, raporty, zaproszenia oraz importowane pliki.

2.Usługodawca

Usługodawcą WorkLog jest:

Firma

Binary Brain Technologies sp. z o.o.

Forma prawna

spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Siedziba i adres

Abramowice Prywatne

Sąd rejestrowy

Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego

KRS

0001207918

NIP

7133142056

Kapitał zakładowy

5 000,00 zł

E-mail

support@worklog.click

Możesz skontaktować się z nami pod adresem e-mail support@worklog.click. WorkLog jest produktem Binary Brain Technologies (binarybrain.dev).

3.Usługa

Na podstawie Regulaminu świadczymy nieodpłatnie usługę online, która umożliwia:

• założenie i utrzymywanie konta, z logowaniem przez Google, GitHub albo adres e-mail i hasło;
• rejestrowanie czasu pracy za pomocą stopera lub ręcznie oraz porządkowanie go według klientów, projektów, zadań i tagów;
• ustalanie stawek i budżetów oraz przeglądanie raportów, w tym kwot do rozliczenia i zestawienia gotowego do fakturowania;
• tworzenie Przestrzeni roboczych, zapraszanie innych osób za pomocą linku, nadawanie im ról oraz — jeżeli funkcja jest włączona — zatwierdzanie tygodniowych kart czasu pracy;
• import wpisów czasu pracy z plików CSV oraz eksport danych w formatach CSV i JSON;
• usunięcie konta oraz — w przypadku Właściciela — usunięcie Przestrzeni roboczej.

WorkLog rejestruje czas deklarowany przez Użytkownika. Nie monitoruje ekranu, naciśnięć klawiszy, aplikacji ani lokalizacji. WorkLog jest narzędziem ewidencyjnym: nie wystawia faktur wywołujących skutki prawne, nie świadczy doradztwa podatkowego, księgowego, płacowego ani z zakresu prawa pracy i nie zastępuje ewidencji, której prowadzenie jest wymagane przepisami prawa.

4.Wymagania techniczne

Do korzystania z WorkLog potrzebujesz:

• urządzenia z dostępem do internetu;
• aktualnej wersji popularnej przeglądarki internetowej (Chrome, Edge, Firefox lub Safari) z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies;
• konta Google lub GitHub albo adresu e-mail, na który możesz odbierać wiadomości;
• oprogramowania do otwierania plików CSV lub JSON — jeżeli chcesz korzystać z eksportu.

Korzystanie z usług przez internet wiąże się z zagrożeniami, które nie są specyficzne dla WorkLog, takimi jak złośliwe oprogramowanie na urządzeniu czy phishing. Aktualizuj urządzenie i przeglądarkę i loguj się wyłącznie na stronie www.worklog.click. Nigdy nie prosimy o podanie hasła ani kodu logowania telefonicznie, przez czat ani e-mailem.

5.Zawarcie umowy

• Umowa zostaje zawarta z chwilą utworzenia konta: gdy po raz pierwszy zakończysz logowanie przez Google lub GitHub albo gdy potwierdzisz adres e-mail kodem, który do Ciebie wyślemy. Umowa obowiązuje do czasu jej rozwiązania zgodnie z pkt 19.
• Aby założyć konto, musisz mieć ukończone 16 lat.
• Akceptując Regulamin w imieniu organizacji, potwierdzasz, że jesteś uprawniony do jej reprezentowania. Użytkownikiem jest wówczas ta organizacja, która odpowiada za korzystanie z WorkLog przez swoich członków.
• Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie w każdym czasie na tej stronie, w formie umożliwiającej jego zapisanie i wydrukowanie, tak aby możliwe było jego pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie.

6.Konto

• Podawaj prawdziwe dane i utrzymuj aktualny adres e-mail. Jedno konto jest przeznaczone dla jednej osoby.
• Zabezpiecz swoją metodę logowania: konto Google lub GitHub albo hasło i skrzynkę e-mail. Kto ma nad nimi kontrolę, może korzystać z Twojego konta w WorkLog. Jeżeli podejrzewasz, że dostęp uzyskała inna osoba, niezwłocznie poinformuj nas pod adresem support@worklog.click.
• W aplikacji, w Settings → Sign-in, możesz wylogować wszystkie pozostałe sesje.
• Odpowiadasz za działania na swoim koncie, chyba że wynikają one z naruszenia przez nas Regulaminu lub przepisów prawa.

7.Przestrzenie robocze i role

• Osoba, która tworzy Przestrzeń roboczą, jest jej Właścicielem. Właściciel decyduje, kto może do niej dołączyć i z jaką rolą, oraz odpowiada za Przestrzeń roboczą i za zgodność z prawem przetwarzania danych osobowych znajdujących się w niej osób (zob. Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych).
• Administratorzy zarządzają członkami, rolami, stawkami i ustawieniami; Menedżerowie zarządzają klientami, projektami i budżetami, widzą czas zespołu i zatwierdzają karty czasu pracy; Członkowie rejestrują i widzą własny czas. Pełna tabela znajduje się na stronie o bezpieczeństwie.
• Czas zarejestrowany w cudzej Przestrzeni roboczej stanowi część ewidencji tej Przestrzeni roboczej. Jeżeli ją opuścisz, zostaniesz z niej usunięty lub usuniesz konto, wpisy te pozostają w Przestrzeni roboczej, a po usunięciu konta są przypisane do „Deleted user” (usunięty użytkownik).
• Zapraszaj wyłącznie osoby, które się tego spodziewają, i wyłącznie na adresy, z których masz prawo korzystać. Linki z zaproszeniem są przypisane do zaproszonego adresu i wygasają po 14 dniach.
• Jeżeli korzystasz z Przestrzeni roboczej do rejestrowania czasu pracy pracowników lub współpracowników, odpowiadasz wobec nich za przestrzeganie przepisów prawa pracy, przepisów o czasie pracy i o ochronie danych osobowych, w tym za poinformowanie ich.

8.Treści

• Treści pozostają Twoją własnością (lub własnością Twojej Przestrzeni roboczej). Udzielasz nam niewyłącznej, nieodpłatnej licencji na przechowywanie, kopiowanie, przetwarzanie, przesyłanie i wyświetlanie Treści wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia, zabezpieczania i wsparcia WorkLog dla Ciebie i Twojej Przestrzeni roboczej — na czas ich przechowywania.
• Nie sprzedajemy Treści, nie wykorzystujemy ich do celów reklamowych ani do trenowania modeli sztucznej inteligencji.
• Odpowiadasz za Treści i potwierdzasz, że masz prawo wprowadzić je do WorkLog. Nie przechowuj danych, do których WorkLog nie jest przeznaczony, takich jak dane o zdrowiu, numery kart płatniczych czy hasła.
• Możesz w każdej chwili wyeksportować swoje dane (w aplikacji: Settings → Your data). Przechowuj własne kopie wszystkiego, co ważne: WorkLog wykonuje kopie zapasowe na potrzeby własnego odtwarzania, a nie jako archiwum dla Ciebie.

9.Zasady korzystania

Zabronione jest korzystanie z WorkLog lub umożliwianie korzystania z niego w celu:

• dostarczania lub przechowywania treści o charakterze bezprawnym albo naruszających prawa innych osób;
• uzyskiwania dostępu do kont, Przestrzeni roboczych lub danych, do których nie przyznano Ci dostępu, lub prób obchodzenia uprawnień;
• badania, skanowania lub testowania Serwisu pod kątem podatności bez naszej pisemnej zgody — jeżeli wykryjesz podatność, zgłoś ją na adres support@worklog.click i daj nam rozsądny czas na jej usunięcie przed jej ujawnieniem;
• przeciążania lub zakłócania działania Serwisu, w tym za pomocą zautomatyzowanych zapytań, scrapingu lub nadmiernych importów;
• wysyłania zaproszeń jako spamu lub podszywania się pod inne osoby;
• kopiowania Serwisu, odsprzedawania go lub tworzenia na jego podstawie konkurencyjnego produktu, z wyjątkiem przypadków dozwolonych przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa;
• rejestrowania czasu pracy innych osób bez odpowiedniego umocowania.

W razie naruszenia tych zasad możemy, proporcjonalnie do naruszenia, usunąć Treści, zawiesić lub zakończyć Twój dostęp (zob. pkt 19). Poinformujemy Cię o przyczynie, chyba że sprzeciwiają się temu przepisy prawa lub względy bezpieczeństwa.

10.Zgłaszanie nielegalnych treści

Treści w WorkLog są dostępne wyłącznie w ramach danej Przestrzeni roboczej, jednak każdy może — na podstawie aktu o usługach cyfrowych (DSA) — zgłosić treści, które uważa za nielegalne. Naszym pojedynczym punktem kontaktowym dla użytkowników i organów jest adres support@worklog.click; zgłoszenia można kierować w języku polskim lub angielskim.

Zgłoszenie powinno zawierać:

• wyjaśnienie, dlaczego uważasz treść za nielegalną;
• wskazanie, gdzie się ona znajduje (np. Przestrzeń robocza i wpis albo opis pozwalający ją odnaleźć);
• Twoje imię i nazwisko oraz adres e-mail (niewymagane w przypadku zgłoszeń dotyczących materiałów przedstawiających niegodziwe traktowanie dzieci w celach seksualnych);
• oświadczenie, że w dobrej wierze uważasz informacje zawarte w zgłoszeniu za prawidłowe i kompletne.

Potwierdzamy otrzymanie zgłoszenia, rozpatrujemy zgłoszenia niezwłocznie i z należytą starannością oraz informujemy o podjętej decyzji. Jeżeli ograniczymy dostęp do treści lub konta, przekazujemy osobie, której to dotyczy, uzasadnienie. Decyzję można zakwestionować, odpowiadając na tę wiadomość e-mail; rozpatrzymy ją ponownie. Możesz również skorzystać z pozasądowego rozstrzygania sporów lub drogi sądowej.

11.Cena

WorkLog jest nieodpłatny. Jeżeli w przyszłości wprowadzimy płatne funkcje, będą one oferowane na podstawie odrębnych warunków, z cenami podanymi z góry; żadne opłaty nie zostaną pobrane bez Twojej wyraźnej zgody, a funkcje, z których już korzystasz nieodpłatnie, nie staną się płatne bez co najmniej 30-dniowego uprzedzenia i bez możliwości wyboru, czy chcesz dalej korzystać z Serwisu, czy z niego zrezygnować.

12.Dostępność i zmiany usługi

• Dążymy do zapewnienia stałej dostępności WorkLog, jednak jako usługa nieodpłatna nie gwarantuje on określonego poziomu dostępności. Prace konserwacyjne, aktualizacje lub zdarzenia od nas niezależne (np. awarie dostawców hostingu lub sieci) mogą powodować przerwy w działaniu.
• Rozwijamy WorkLog i możemy zmieniać, dodawać lub usuwać funkcje. Przed usunięciem funkcji, z której aktywnie korzystasz, powiadomimy Cię z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem e-mailem lub w aplikacji, chyba że względy bezpieczeństwa lub przepisy prawa wymagają szybszego działania.
• Nie odbierzemy Ci możliwości eksportu danych bez takiego powiadomienia.

13.Własność intelektualna Usługodawcy

Oprogramowanie, projekt graficzny, teksty i nazwa WorkLog należą do nas lub naszych licencjodawców i podlegają ochronie prawnej. Regulamin przyznaje Ci osobiste, niewyłączne i niezbywalne prawo do korzystania z WorkLog zgodnie z jego przeznaczeniem przez czas trwania umowy. Jeżeli przekażesz nam uwagi lub pomysły, możemy z nich swobodnie korzystać bez jakichkolwiek zobowiązań wobec Ciebie.

14.Usługi podmiotów trzecich

Logowanie przez Google lub GitHub zapewniają te spółki na podstawie własnych regulaminów i polityk prywatności. Do prowadzenia WorkLog korzystamy z usług innych dostawców (hosting, baza danych i logowanie, wysyłka wiadomości e-mail); ich lista znajduje się w Polityce prywatności.

15.Dane osobowe

Zasady przetwarzania danych osobowych opisują Polityka prywatności oraz Polityka cookies. W odniesieniu do danych osobowych w Przestrzeni roboczej działamy w imieniu jej Właściciela na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, która stanowi część Regulaminu dla każdego Właściciela.

16.Odpowiedzialność

• Żadne postanowienie Regulaminu nie ogranicza odpowiedzialności, której zgodnie z prawem nie można ograniczyć, w szczególności za szkodę wyrządzoną umyślnie (art. 473 § 2 Kodeksu cywilnego), za szkodę na osobie ani wobec Konsumentów w zakresie szerszym, niż pozwalają na to przepisy prawa.
• Wobec Użytkowników biznesowych, w zakresie dopuszczalnym przez prawo: WorkLog jest udostępniany nieodpłatnie i w stanie, w jakim się znajduje („as is”); nie udzielamy gwarancji, że nadaje się do określonego celu lub jest wolny od błędów; nie odpowiadamy za utracone korzyści, utracone przychody, utratę danych, które można było wyeksportować, ani za szkody pośrednie; a nasza łączna odpowiedzialność na podstawie Regulaminu lub w związku z nim jest ograniczona do kwoty 500 zł. Odpowiedzialność z tytułu rękojmi wobec Użytkowników biznesowych jest wyłączona.
• Nie odpowiadamy za Treści, za decyzje podejmowane na podstawie raportów (np. dotyczące faktur lub wynagrodzeń), za działania innych członków Twojej Przestrzeni roboczej ani za przerwy spowodowane zdarzeniami pozostającymi poza naszą rozsądną kontrolą.
• Użytkownik biznesowy zwolni nas z odpowiedzialności i pokryje koszty roszczeń osób trzecich wynikających z jego Treści lub z naruszenia przez niego Regulaminu lub przepisów prawa, w tym uzasadnione koszty pomocy prawnej.

17.Postanowienia dotyczące Konsumentów

• Regulamin nie ogranicza Twoich praw wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów o ochronie konsumentów, w tym ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta i Kodeksu cywilnego. W razie sprzeczności Regulaminu z tymi prawami pierwszeństwo mają przepisy prawa.
• WorkLog musi być zgodny z umową. W przypadku niezgodności usługi cyfrowej z umową możesz, na zasadach określonych w przepisach prawa, żądać doprowadzenia jej do zgodności z umową, a po spełnieniu ustawowych przesłanek — odstąpić od umowy.
• Prawo odstąpienia od umowy. Możesz odstąpić od umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia, bez podawania przyczyny, informując nas na adres support@worklog.click (np.: „Odstępuję od umowy dotyczącej WorkLog”) lub po prostu usuwając konto. Ponieważ WorkLog jest nieodpłatny, odstąpienie nie wiąże się z żadnymi kosztami. Możesz również w każdym późniejszym czasie rozwiązać umowę (pkt 19).
• Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, która zawiera umowę niemającą dla niej charakteru zawodowego — co wynika w szczególności z przedmiotu wykonywanej przez nią działalności gospodarczej, udostępnionego na podstawie przepisów o CEIDG — korzysta z ochrony przysługującej takim przedsiębiorcom na podstawie art. 38a ustawy o prawach konsumenta oraz art. 385⁵ i art. 556⁴–556⁵ Kodeksu cywilnego.
• Możesz skorzystać z nieodpłatnej pomocy i pozasądowych sposobów rozpatrywania sporów: powiatowego (miejskiego) rzecznika konsumentów, organizacji konsumenckich oraz stałych polubownych sądów konsumenckich przy wojewódzkich inspektoratach Inspekcji Handlowej. Informacje są dostępne pod adresem prawakonsumenta.uokik.gov.pl. Skorzystanie z nich wymaga zgody obu stron.

18.Reklamacje

• Reklamację dotyczącą WorkLog, w tym dotyczącą jego zgodności z umową, możesz złożyć e-mailem na adres support@worklog.click.
• Prosimy o podanie imienia i nazwiska, adresu e-mail przypisanego do konta, opisu problemu i daty jego wystąpienia oraz Twojego żądania. Ułatwi nam to rozpatrzenie reklamacji, ale reklamacja jest skuteczna również bez tych informacji.
• Odpowiadamy e-mailem w terminie 14 dni od otrzymania reklamacji. Jeżeli w tym terminie nie odpowiemy na reklamację Konsumenta, uważa się ją za uznaną.

19.Rozwiązanie umowy

• Przez Ciebie: w każdym czasie, nieodpłatnie, przez usunięcie konta w ustawieniach aplikacji (Settings) lub przez wiadomość na adres support@worklog.click. Jeżeli jesteś Właścicielem Przestrzeni roboczej, w której są inni członkowie, najpierw przekaż prawa własności albo usuń Przestrzeń roboczą.
• Przez nas, z zachowaniem okresu wypowiedzenia: możemy wypowiedzieć umowę z ważnych przyczyn z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, przekazanego e-mailem. Ważnymi przyczynami są: zakończenie świadczenia lub zasadnicza zmiana Serwisu; zmiana przepisów prawa lub decyzja organu uniemożliwiająca nam jego świadczenie; nieużywanie konta przez ponad 24 miesiące. W okresie wypowiedzenia możesz wyeksportować swoje dane.
• Przez nas, ze skutkiem natychmiastowym: jeżeli w sposób poważny lub powtarzający się naruszasz Regulamin lub przepisy prawa (w szczególności pkt 9 i 10) albo zagrażasz bezpieczeństwu Serwisu lub innych użytkowników — po uprzednim wezwaniu do zaprzestania naruszeń, jeżeli jest to uzasadnione. Informujemy Cię o przyczynie.
• Z chwilą rozwiązania umowy Twoje konto zostaje usunięte w sposób opisany w Polityce prywatności: Przestrzenie robocze, których jesteś jedynym członkiem, są usuwane wraz z ich danymi, a wpisy dokonane przez Ciebie w innych Przestrzeniach roboczych pozostają w nich, przypisane do „Deleted user” (usunięty użytkownik). Dane w kopiach zapasowych wygasają wraz z upływem okresu przechowywania kopii zapasowych.

20.Zmiany Regulaminu

Możemy zmienić Regulamin z ważnych przyczyn: zmiany przepisów prawa lub ich wykładni dokonywanej przez organy; zmiany Serwisu lub jego funkcji; nowych wymogów bezpieczeństwa; zmiany dostawców, z których usług korzystamy. Nowy tekst opublikujemy i poinformujemy Cię o nim e-mailem lub w aplikacji co najmniej 14 dni przed jego wejściem w życie (albo 30 dni, jeżeli zmiana jest dla Ciebie istotna). Jeżeli nie akceptujesz zmiany, możesz nieodpłatnie rozwiązać umowę przed jej wejściem w życie. Zmiany wymagane przepisami prawa lub względami bezpieczeństwa mogą wejść w życie wcześniej, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

21.Prawo właściwe i spory

• Regulamin podlega prawu polskiemu.
• Jeżeli jesteś Konsumentem, nie pozbawia Cię to ochrony przysługującej Ci na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa państwa, w którym masz miejsce zwykłego pobytu, i możesz wytoczyć powództwo przed sądami właściwymi zgodnie z przepisami prawa.
• Spory z Użytkownikami biznesowymi rozstrzyga sąd powszechny właściwy dla siedziby Usługodawcy.

22.Postanowienia końcowe

• Jeżeli którekolwiek postanowienie okaże się nieważne, pozostała część Regulaminu pozostaje w mocy, a nieważne postanowienie zastępuje się postanowieniem ważnym, najbliższym mu pod względem celu.
• Nie możesz przenieść praw wynikających z Regulaminu bez naszej zgody. Możemy przenieść umowę na spółkę, która przejmie WorkLog, po uprzednim poinformowaniu Cię o tym; w takim przypadku możesz nieodpłatnie rozwiązać umowę.
• Regulamin jest dostępny w języku polskim i angielskim (w wersji angielskiej). W razie rozbieżności między wersjami rozstrzygająca jest wersja polska, z tym że Konsument może powołać się na wersję dla niego korzystniejszą.
• Regulamin wchodzi w życie z dniem wskazanym na górze tej strony.